Постоянное повышение квалификации кадров — необходимость для бизнеса в 2026 году. Работодатели отправляют сотрудников на курсы, семинары, оплачивают второе высшее образование или MBA. Но как только компания оплачивает счет от учебного центра, у бухгалтерии возникает множество вопросов: нужно ли удерживать НДФЛ? Начислять ли страховые взносы? Можно ли учесть это в расходах на УСН?
Законодательство в этой сфере имеет множество нюансов. Эксперты ЮКСОР разложили по полочкам порядок налогообложения всех выплат, связанных с обучением персонала.
Оглавление:
1. Средний заработок во время учебы: платим ли НДФЛ и взносы?
Согласно ст. 187 Трудового кодекса РФ, если работодатель направляет сотрудника на профессиональное обучение (или дополнительное профобразование) с отрывом от работы, за ним сохраняется место работы и средняя заработная плата.
Возникает вопрос: является ли этот средний заработок компенсацией (которая не облагается налогом) или доходом?
Ответ Минфина и ФНС однозначен: сумм среднего заработка за период обучения НЕТ в закрытом перечне выплат, освобождаемых от налогов (ст. 217 НК РФ). Следовательно, средний заработок полностью облагается НДФЛ (13%) и страховыми взносами (30%) в стандартном порядке.
При этом абсолютно не имеет значения, где проходит обучение (в лицензированном центре или нет), и кто был его инициатором. Средний заработок — это часть трудовых отношений, приравненная к оплате труда.
2. Стоимость самого обучения: как законно не платить налоги
С оплатой стоимости самих курсов или обучения в ВУЗе ситуация иная. Вы можете не удерживать НДФЛ с оплаты за обучение работника, если одновременно выполняются два условия (п. 21 ст. 217 НК РФ и Федеральный закон №273-ФЗ):
- Наличие лицензии. Обучение проходит в российской организации, имеющей образовательную лицензию, либо в иностранной организации, имеющей соответствующий статус.
- Интересы работодателя. Обучение проводится в интересах компании (по распоряжению руководства), что закреплено в трудовом или ученическом договоре.
Если эти условия соблюдены, стоимость обучения не признается доходом сотрудника в натуральной форме. НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются.
А если лицензии нет? Если вы оплатили сотруднику "авторский курс", тренинг или мастер-класс у ИП без образовательной лицензии, то оплата признается доходом сотрудника в натуральной форме. В этом случае компания обязана начислить страховые взносы и удержать НДФЛ с ближайшей зарплаты работника.
3. Проезд, проживание и суточные
Если учебный центр находится в другом городе, работодатель обязан оплатить командировочные расходы (ст. 187 ТК РФ).
В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ, от обложения НДФЛ и взносами освобождаются все документально подтвержденные расходы, связанные с направлением работника на обучение в другую местность, по правилам служебных командировок:
- Оплата проезда (билеты на поезд, самолет).
- Расходы на наем жилого помещения (гостиница, аренда квартиры).
- Суточные в пределах норм (не более 700 руб. в день по России и 2500 руб. за границей). Суточные сверх этой нормы облагаются НДФЛ и взносами.
4. Учет расходов при расчете налога на прибыль и УСН
Можно ли списать затраты на обучение в расходы компании, чтобы уменьшить налог на прибыль или налог по УСН ("Доходы минус расходы")? Да, можно (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ), но при соблюдении жестких условий:
- Обучающийся должен быть штатным работником, с которым заключен трудовой договор (либо физическим лицом, обязавшимся отработать в компании не менее года после учебы).
- Образовательное учреждение должно иметь лицензию.
- Программа обучения должна соответствовать деятельности компании. Например, если вы строительная фирма, налоговая не примет расходы на курсы сомелье для генерального директора.
Проверьте знания бухгалтера: мини-тест
Вопрос 1 из 3: Нужно ли удерживать НДФЛ с суммы, которую компания перевела лицензированному ВУЗу за второе высшее образование сотрудника (по инициативе компании)?
Вопрос 2 из 3: Учебный центр находится в соседнем городе. Будут ли облагаться НДФЛ суточные в размере 500 рублей/день?
Вопрос 3 из 3: Освобождается ли от НДФЛ средний заработок, который компания платит сотруднику за дни, проведенные на учебе?
Сомневаетесь в проводках? Делегируйте учет нам
Оформление ученических договоров, проверка лицензий у онлайн-школ, правильный расчет НДФЛ и обоснование экономической целесообразности расходов для ФНС — всё это требует времени и идеального знания Налогового кодекса.
Бухгалтерский аутсорсинг от ЮКСОР
Передайте ведение бухгалтерии и кадров команде ЮКСОР. Мы правильно оформим любые нетипичные расходы (обучение, корпоративы, ДМС), защитим вас от штрафов и законно снизим налоговую нагрузку.
